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사회초년생이 업무를 시작하면 가장 먼저 느끼는 어려움 중 하나가 일정 관리입니다. 학교에서는 과제나 시험 일정 정도만 관리하면 됐지만, 회사에서는 여러 업무를 동시에 진행하는 경우가 많습니다. 회의 일정, 마감 기한, 요청받은 업무까지 한꺼번에 관리해야 하다 보니 처음에는 정신없이 하루가 지나가는 경우도 있습니다.
저도 입사 초반에는 "이 정도는 기억할 수 있겠지."라고 생각했다가 중요한 업무를 놓칠 뻔한 적이 있었습니다. 그 일을 계기로 메모와 일정 관리 습관을 만들기 시작했고, 업무를 훨씬 안정적으로 처리할 수 있었습니다.
일정 관리는 특별한 재능이 필요한 것이 아닙니다. 작은 습관을 꾸준히 실천하는 것만으로도 업무 효율은 크게 달라질 수 있습니다.
하루를 시작하기 전에 오늘 할 일을 정리하기
출근하자마자 메일을 확인하고 메신저를 읽다 보면 어느새 오전 시간이 지나가기 쉽습니다.
그래서 하루를 시작하기 전에 먼저 오늘 해야 할 업무를 정리하는 습관을 추천합니다.
간단하게 메모장이나 일정 관리 앱에 작성해도 충분합니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
거래처 자료 확인
오후 2시 팀 회의 참석
보고서 초안 작성
고객 문의 답변
회의록 정리
할 일을 눈으로 확인할 수 있으면 업무를 체계적으로 진행하기가 훨씬 수월해집니다.
업무의 우선순위를 구분하기
모든 업무를 동시에 처리하려고 하면 오히려 중요한 일을 놓칠 수 있습니다.
그래서 우선순위를 나누는 습관이 필요합니다.
예를 들어 다음과 같이 구분해 볼 수 있습니다.
가장 먼저 처리해야 하는 업무
오늘이 마감인 업무
상사의 요청 사항
고객 대응이 필요한 업무
계획을 세워 진행하는 업무
자료 조사
보고서 작성
문서 정리
시간이 남을 때 진행하는 업무
파일 정리
개인 업무 기록
참고 자료 읽기
업무를 중요도와 마감일에 따라 구분하면 하루의 흐름을 계획하기 쉬워집니다.
일정은 기억보다 기록에 의존하기
"회의 시간이 몇 시였지?"
"보고서는 언제까지였더라?"
이런 상황은 누구에게나 생길 수 있습니다.
기억에만 의존하기보다 기록하는 습관이 훨씬 안전합니다.
사용하는 도구는 크게 중요하지 않습니다.
예를 들어
스마트폰 캘린더
컴퓨터 일정 프로그램
종이 다이어리
메모 앱
자신이 가장 자주 사용하는 도구 하나를 꾸준히 활용하는 것이 좋습니다.
중요한 일정은 알림 기능도 함께 설정해 두면 놓칠 가능성을 줄일 수 있습니다.
메모는 최대한 구체적으로 작성하기
회의나 업무 지시를 받을 때는 핵심 내용을 바로 메모하는 것이 좋습니다.
단순히
보고서 작성
이라고 적는 것보다
영업 실적 보고서 작성
제출 기한 금요일 오후 3시
매출 그래프 포함
처럼 구체적으로 기록하면 다시 확인할 일이 줄어듭니다.
메모를 할 때는 다음 내용을 함께 적어두는 습관을 들여보세요.
무엇을 해야 하는지
언제까지 해야 하는지
누구에게 전달해야 하는지
참고할 자료가 있는지
일정 사이에 여유 시간을 확보하기
사회초년생은 하루 일정을 빈틈없이 계획하는 경우가 있습니다.
하지만 실제 업무에서는 예상하지 못한 요청이 자주 발생합니다.
갑작스러운 회의가 생기거나, 수정 요청을 받을 수도 있습니다.
그래서 일정 사이에 약간의 여유 시간을 두는 것이 좋습니다.
예를 들어
오전
보고서 작성
오후
회의 참석
자료 수정
처럼 여유를 두면 예상치 못한 업무에도 유연하게 대응할 수 있습니다.
업무가 끝나면 체크하는 습관
하루를 마무리하기 전에 완료한 업무를 확인해 보세요.
완료한 업무
내일 이어서 할 업무
추가로 요청받은 업무
이렇게 정리하면 다음 날 업무를 시작할 때 훨씬 편합니다.
완료한 업무에 체크 표시를 하는 것만으로도 성취감을 느끼고, 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
일정 관리에서 자주 하는 실수
머릿속으로만 기억하기
기억은 생각보다 쉽게 잊힙니다.
간단한 업무라도 기록하는 습관이 중요합니다.
마감일을 당일에 확인하기
마감일 당일에 업무를 시작하면 예상치 못한 변수에 대응하기 어렵습니다.
가능하면 하루나 이틀 전에 미리 준비하는 것이 좋습니다.
하나의 업무만 오래 붙잡기
한 가지 업무에 너무 많은 시간을 사용하면 다른 일정이 밀릴 수 있습니다.
필요하다면 잠시 다른 업무를 진행한 뒤 다시 돌아오는 것도 좋은 방법입니다.
자신에게 맞는 관리 방법을 찾는 것이 중요하다
누군가는 종이 다이어리를 선호하고, 누군가는 디지털 캘린더를 더 편하게 사용할 수 있습니다.
중요한 것은 어떤 도구를 사용하느냐보다 꾸준히 사용하는 습관입니다.
처음에는 단순하게 시작해도 괜찮습니다.
매일 할 일을 적고, 완료한 업무를 체크하며, 다음 날 일정을 미리 준비하는 것만으로도 업무 효율은 조금씩 향상됩니다.
마무리
일정 관리는 사회초년생이 가장 먼저 익히면 좋은 업무 습관 중 하나입니다. 해야 할 일을 기록하고, 우선순위를 정하며, 마감 기한을 관리하는 작은 습관은 시간이 지날수록 큰 차이를 만들어 냅니다.
완벽한 계획을 세우는 것보다 꾸준히 실천하는 것이 더 중요합니다. 자신에게 맞는 방법을 찾아 지속적으로 관리한다면 업무를 더욱 여유롭게 진행할 수 있을 것입니다.
다음 글에서는 '회의가 처음이라면? 사회초년생을 위한 회의 예절과 준비 방법'을 주제로 회의 전 준비부터 회의 중 태도, 회의 후 정리까지 알아보겠습니다.
FAQ
Q1. 일정 관리는 종이 다이어리와 일정 관리 앱 중 어떤 것이 더 좋을까요?
정답은 없습니다. 본인이 가장 자주 확인하고 꾸준히 사용할 수 있는 도구를 선택하는 것이 가장 중요합니다.
Q2. 갑자기 업무가 늘어나면 우선순위는 어떻게 정해야 하나요?
마감 기한이 가까운 업무와 업무 영향도가 큰 일을 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 우선순위가 애매하다면 담당자나 상사와 진행 순서를 조율하는 것도 방법입니다.
Q3. 메모를 해도 자꾸 잊어버립니다. 어떻게 하면 좋을까요?
메모만 하는 것보다 일정 알림을 함께 설정하면 도움이 됩니다. 또한 하루를 시작할 때와 퇴근하기 전에 메모를 다시 확인하는 습관을 들이면 중요한 업무를 놓칠 가능성을 줄일 수 있습니다.
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